协作平台：飞书文档

一、一般使用步骤

1. 创建文档

• 打开飞书应用，点击导航栏中的 “云文档” 图标进入云文档主页。若使用网页端，可访问feishu.cn/drive/home/进入。
• 在云文档主页，点击 “新建”，选择 “文档” 来创建空白文档，也可基于文档模板创建。若想导入本地文件，点击 “上传”>“导入为在线文档”，选择对应的文件格式即可。

2. 编辑与排版

• 撰写标题与文本：可在文档任意一行的行首输入 “/”，或在正文任意位置输入空格 “/”，在弹出的工具栏中选择文本或各级标题；也可将鼠标悬停在空白行最左侧的 “+” 上，选择各级标题；还能先输入文本，再选中文本，或将鼠标悬停在行首的 “⋮⋮”，选择各级标题。
• 插入多样内容：在文档任意空白行输入 “/”，或将鼠标悬停在空白行左侧的 “+” 上，可插入图片、视频与文件、表格、电子表格与多维表格、画板、代码块与高亮块、网页等内容。还可将鼠标悬停至文档标题上方，点击浮现的 “添加封面” 为文档添加封面，或点击封面上的 “编辑封面” 更换图片。

3. 在线协作

• 邀请协作者：点击文档右上角的 “分享”，输入邀请对象，可将文档分享给对方并赋予其阅读 / 编辑 / 管理权限；也可在飞书会话中发送文档链接，快速为他人开放权限。
• 互动沟通：在文档中输入 “@+ 人名” 可提及对方；选中文档内容可发表评论，评论展示在文档右侧空白区域，也可在文档最下方发表全文评论；还可在文档底部为文档点赞。

4. 查看文档

• 查看文档信息：点击文档右上角 “…”>“文档信息”，可了解文档的所有者、创建时间、字数与字符数统计、阅读人数与次数、点赞总数、评论总数和访问记录等信息。
• 查看历史记录：将鼠标悬停在文档右上角的 “…” 上，点击 “历史记录”，可打开历史记录列表，查看按时间倒序排列的修改人和修改时间。

5. 翻译文档

• 点击文档右上角更多按钮 “…”>“翻译”，选择目标语言，即可将文档内容翻译为该语言。

6. 导出文档

• 完成文档编辑后，点击文档右上方的 “…” 按钮，选择 “导出” 选项，可选择将文档导出为 Word、PDF 等格式以便在其他软件或设备中查看和使用，还可设置导出选项来调整文档的格式和样式。

二、设置权限的步骤

1. 打开权限设置面板

打开需要进行权限设置的云文档，点击右上角 “分享” 按钮打开分享面板，再点击 “权限设置” 按钮打开权限设置面板。

2. 设置对外分享权限

在权限设置面板找到 “对外分享”，可以选择是否勾选 “允许内容被分享到组织外”，即是否允许有权限的用户为该云文档添加外部协作者，或将链接分享范围设置为互联网上获得链接的人。若设置了允许云文档被分享到组织外，还可选择是否勾选 “仅‘可管理权限’可以将内容分享到组织外”。勾选之后，仅有云文档可管理权限的内部用户可以将云文档分享到组织外，仅有阅读或编辑权限的用户无法将组织外用户添加为协作者，也无法将云文档链接分享范围设置为互联网获得链接的人。

3. 设置协作者相关权限

在权限设置面板找到 “谁可以查看、添加、移除协作者”，可以选择 “可阅读的用户”“可编辑的用户” 或者 “可管理的用户”。如果设置了允许云文档被分享到组织外，还可选择是否勾选 “仅组织内的用户可以查看、添加、移除协作者”。勾选之后，企业外部用户即使拥有对应的可阅读、可编辑或者可管理权限，也不能查看和修改协作者列表。

4. 设置复制内容权限

在权限设置面板找到 “谁可以复制内容”，可以选择 “可阅读的用户”“可编辑的用户” 或者 “可管理的用户”。

5. 设置创建副本、打印和下载权限

在权限设置面板找到 “谁可以创建副本、打印和下载”，可以选择 “可阅读的用户”“可编辑的用户” 或者 “可管理的用户”。

6. 设置评论权限

在权限设置面板找到 “谁可以评论”，可以选择 “可阅读的用户” 或者 “可编辑的用户”。

7. 设置更多高级权限

在权限设置面板找到 “更多高级设置”，展开全部权限设置。在 “谁可以在文档内申请引用文档访问权限” 区域，选择是否勾选 “仅可管理权限的用户可以申请”。勾选之后，仅有管理权限的用户可以一键向引用文档所有者申请访问权限，有可阅读、可编辑权限的用户无法申请引用文档的阅读权限，只能看到无权限访问该文档的提示。

三、常用功能的步骤

1. 添加协作者的具体步骤

• 打开飞书软件，点击 “云文档” 选项。
• 进入云文档页面后，打开需要添加协作者的文档。
• 点击文档页面中的 “…” 图标，在菜单列表中选择 “文档权限”，接着在子菜单列表中打开 “管理协作者” 选项。
• 打开管理协作者弹框后，点击 “添加协作者” 选项。
• 在添加协作者的弹框中，输入协作者的名称，也可以输入通知内容，最后点击 “发送” 选项即可。

2. 给协作者设置有效期限

• 打开需要分享的飞书文档，点击右上角的 “共享” 按钮。
• 在弹出的分享设置中，选择你要分享的对象（可以是具体的用户、群组等）。
• 在设置协作者权限的相关区域，查找是否有 “设置有效期” 或类似的选项。如果有，点击该选项，然后选择你期望的有效期限，如几天、几周或具体的截止日期等。

3. 查看协作者对文档的编辑记录

• 打开需要查看的飞书文档。
• 点击文档右上角的 “…” 图标。
• 在弹出的下拉菜单中，选择 “历史记录” 选项。
• 进入历史记录页面后，所有历史记录会按时间倒序排列，并显示相应的修改人和修改时间。你可以根据修改时间和修改人，找到想要详细查看的历史版本，点击即可查看该时间点对应的文档内容或更改详情。
• 若想查看更详细的编辑细节，可在历史记录列表底部开启 “显示更改”，系统将使用不同的颜色，在左侧的历史记录面板中标记不同用户的编辑操作。如果是单人编辑过的内容，可以直接在对应内容旁看到对应编辑者姓名，将鼠标悬停在内容上，可查看其他编辑者姓名。此外，点击历史记录面板右上角的 “上一项” 或 “下一项”，可以快速定位到不同版本的编辑内容。

4. 删除协作者对文档的编辑记录

• 使用版本历史恢复：
  • 点击文档右上角的 “…” 图标，选择 “历史记录”。
  • 在历史记录中找到没有需要删除的协作修改记录的版本。
  • 点击 “恢复此版本”，则文档会回到该版本状态，后续的相关编辑记录就被 “删除” 了。
• 保存为新文档：
  • 点击文档右上角的 “…” 图标，选择 “导出”，将文档导出为.docx、PDF 等格式。
  • 重新创建一个文档，将导出的内容复制粘贴进去。这样新文档就没有原来的协作记录了，不过原文档的协作记录仍然存在，可根据需要删除或归档原文档。

5. 恢复已删除的协作者编辑记录

• 打开包含已删除协作者编辑记录的文档，点击文档右上角的 “…” 图标，在菜单栏中点击 “历史记录”，可打开历史记录列表。
• 在历史记录列表中，系统会根据编辑日期对历史记录进行自动分组，并显示修改人、修改时间等信息。你可以根据这些信息找到包含被删除编辑记录的历史版本。
• 打开想要还原的历史版本，确认无误后，点击上方的 “还原此历史记录”，在弹窗中点击 “还原”，即可将文档还原为该历史版本，从而恢复已删除的协作者编辑记录。

6. 查看飞书文档的历史记录

• 打开需要查看的飞书文档。
• 点击文档右上角的 “…” 图标。
• 在弹出的下拉菜单中，选择 “历史记录” 选项，可打开历史记录列表。
• 在右侧历史记录列表中，历史记录按照修改时间倒序排列，会显示相应的修改人和修改时间。你可以根据修改时间和修改人，找到想要详细查看的历史版本，点击即可查看该时间点对应的文档内容或更改详情。
• 若要查看更详细的编辑细节，可在历史记录列表底部开启 “显示更改”，系统将使用不同的颜色，在左侧的历史记录面板中标记不同用户的编辑操作。如果是单人编辑过的内容，可以直接在对应内容旁看到对应编辑者姓名；如果是多人同时编辑过的内容，对应内容旁仅会显示第一位编辑者姓名，将鼠标悬停在内容上，可查看其他编辑者姓名。
• 点击历史记录面板右上角的 “上一项” 或 “下一项”，可以快速定位到不同版本的编辑内容。
• 在右侧历史记录列表中，系统会根据编辑日期对历史记录进行自动分组。你可以点击日期旁的 “展开详细版本” 图标，或点击各分组底部的 “展开更多历史记录”，查看更详细的历史记录。
• 点击左上角 “返回文档”，可关闭历史记录列表，回到文档页面。

7. 还原飞书文档的历史记录

• 打开飞书文档，点击文档右上角的 “…” 图标，在菜单栏中点击 “历史记录”，可打开历史记录列表。
• 在右侧历史记录列表中，根据修改时间和修改人，找到想要还原的历史版本，点击该版本。
• 查看页面左侧的历史记录内容，确认该版本是否为想要找回的版本。
• 确认无误后，点击上方的 “还原此历史记录”，在弹窗中点击 “还原”，即可将此文档还原为该历史版本。

8. 永久删除飞书文档的历史记录

• 打开需要操作的飞书文档。
• 点击文档页面右侧的 “历史记录” 图标。
• 在历史记录列表中，选择想要删除的历史版本。
• 点击右上角的 “删除该版本” 按钮。

• 在确认弹窗中，点击 “永久删除”，即可删除此版本。

  需注意，删除历史版本的操作无法撤销，将永远无法恢复被删除的历史版本，因此请谨慎操作。

四、功能特点

1. 自动保存与版本记录

系统会自动保存文档的每一次编辑更改，无需用户手动保存。每次修改都会生成一个新的历史版本，记录文档的发展轨迹。

2. 详细记录信息

• 记录修改详情：详细记录修改人、修改时间和修改细节。对于文档正文的改动，如增删文本、修改标题格式、使用有序列表、插入图片、修改表格内容等都会被记录，方便用户了解文档的变化过程。
• 标记编辑操作：使用不同颜色在左侧历史记录面板中标记不同用户的编辑操作，颜色与右侧历史记录列表中编辑者姓名前的颜色一致，便于区分不同用户的操作。

3. 便捷的版本管理

• 按时间倒序排列：所有历史记录按时间倒序排列，方便用户快速找到最近的修改版本，也能根据时间线索快速回溯到特定的历史版本。
• 支持版本还原：拥有文档编辑权限的用户可一键恢复内容至任意历史版本，便于在文档出现错误或需要参考之前内容时进行还原。
• 支持版本搜索（如有）：部分情况下支持搜索功能，用户可通过输入关键词，如修改人姓名、特定修改内容等，快速定位相关历史记录。

4. 数据安全保护

只有拥有文档编辑权限的用户才能查看及还原历史记录，确保文档数据的安全性，防止未经授权的人员访问和篡改历史记录。

5. 智能分组

针对短时间内的频繁修改，系统会基于编辑日期对多条历史记录进行自动分组，部分记录会被折叠起来，使历史记录列表更加简洁，便于用户查看。

五、应用场景

1. 团队协作与版本追溯

1.1场景描述：

多人协作编辑文档时（如方案策划、报告撰写、项目计划等），文档内容会随不同成员的修改不断迭代，需清晰追踪每个版本的变更来源和内容差异。

1.2功能价值：

• 责任明确：通过历史记录中的修改人标记和操作详情，可快速定位是谁在何时对文档进行了哪些修改（如新增数据、删除段落、调整格式等），避免协作中的责任模糊。
• 差异对比：查看不同版本间的内容变化，例如通过颜色标记区分不同用户的编辑痕迹，快速识别关键修改点（如会议纪要中的决策调整、合同条款的修订等）。
• 流程回溯：在复杂项目中（如产品需求文档迭代），可按时间线追溯文档从初稿到终稿的完整演变过程，便于新成员快速了解项目背景或复盘历史决策。

2. 误操作恢复与数据修复

2.1场景描述：

用户可能因误删内容、错误修改格式或遭遇恶意篡改，导致文档内容异常，需快速恢复至正确版本。

2.2功能价值：

• 一键还原：通过历史记录找到最近一次正确的版本（如误删前的版本），点击 “还原” 即可快速恢复内容，避免手动修复的耗时和风险。
• 应对协作冲突：多人同时编辑同一文档时可能出现内容覆盖冲突，历史记录可作为 “备份”，帮助恢复被错误覆盖的内容。
• 病毒或误删防护：若文档因误操作被恶意删除部分内容（如误删关键数据表格），可通过历史记录找回原始版本，减少数据损失。

3. 文档审核与合规管理

3.1场景描述：

在金融、法律、医疗等对合规性要求高的行业，需留存文档修改记录以备审计，或按流程审批文档版本变更。

3.2功能价值：

• 审计留痕：历史记录完整保存修改时间、操作人、修改内容等信息，满足合规性要求（如监管机构要求追踪文档修改轨迹），可作为审计时的证据链。
• 版本审批管理：管理员或负责人可通过历史记录审核每个版本的修改是否符合规范（如合同条款的法律合规性），确保文档发布前的内容准确性。
• 权限控制：结合飞书的权限体系，仅授权人员可查看或还原历史记录，防止敏感文档的修改记录被未授权人员访问，保障数据安全。

4. 知识沉淀与经验复用

4.1场景描述：

企业或团队需要沉淀知识资产，通过历史记录挖掘文档中的经验教训，或复用过往版本中的优质内容。

4.2功能价值：

• 最佳实践提取：在项目总结文档中，通过历史记录分析不同版本的优化点（如营销方案的迭代过程），提炼成功经验供未来项目参考。
• 内容复用：直接引用历史版本中的成熟内容（如标准话术、通用流程模板），避免重复创作，提升效率。
• 培训素材：新人可通过学习历史记录了解文档的演变逻辑（如产品手册的更新逻辑），快速掌握业务知识和协作规范。

5. 跨部门协作与版本同步

5.1场景描述：

跨部门协作时（如联合策划活动、编写跨团队报告），不同部门成员可能对文档有不同修改需求，需确保各版本信息同步且可追溯。

5.2功能价值：

• 进度对齐：通过历史记录查看其他部门的修改进度（如设计稿反馈、数据补充等），及时跟进协作节点，避免信息滞后。

• 冲突协调：当不同部门对内容存在分歧时（如预算分配、责任分工），可通过历史记录追溯修改建议的提出者和时间，辅助协调决策。

• 版本统一管理：负责人可通过历史记录确认最终版本的合规性和完整性（如跨部门审核通过的版本），确保发布内容的一致性。